В начале 2024 года вступил в силу новый регламент «О2.4.2 Управление расходными закупками в сегменте B2G2».
Что послужило предпосылками для его разработки:
- Отсутствовали сроки инициирования расходной закупки и подготовки комплекта документов.
- Не был прозрачным процесс согласования документации, что в дальнейшем могло привести к срыву сроков исполнения государственного контракта.
- Имело место длительное согласование закупочной процедуры (т.к. не было сквозных SLA всех участников процесса).
- Отсутствовала единая база знаний и шаблоны документов.
- Не было достаточно компетенций у сотрудников в филиалах.
За разработку регламента взялся департамент бизнес-анализа и поддержки подразделений по цифровым регионам (ДБАППЦР). Также были привлечены центр компетенций по коммерческим закупкам и офис трансформации.
При разработке ВНД перед коллегами стояли задачи перестроить работу по организации расходного контрактования, разработать и описать новый бизнес-процесс, разграничить полномочия и ответственность с указанием четких ролей всех участников, настроить процессы в соответствии с целями и ожиданиями внутренних клиентов и автоматизировать их.
Проект ВНД разрабатывался в течение 2023 года. В режиме пилота он был запущен в регионах «Волга» и «Северо-Запад». Далее каскадирован и на другие регионы.
За 4 месяца с момента внедрения регламента процесс показал хорошие результаты:
- С фронт-офиса снята непрофильная нагрузка, что позволило освободить ресурс под целевые задачи (продвижение и реализация проектов).
- На 12 дней сократились сроки закупочных процедур – от создания служебной записки на закупку в ЕСЭД до подписания расходного договора. И теперь они составляют 24 дня.
- Анализ расходов по проекту происходит до подачи заявки на участие в доходных конкурсных процедурах, что обеспечивает гибкость в оценке и принятии решений по участию.
- Проводится анализ оптимальности затратной части и оценка рисков реализации проектов по сроку.
- При проведении расходных закупок достигаются оптимальные ценовые условия за счет включения опроса открытого рынка.